domingo, 29 de marzo de 2009

PROYECTO DE CULTURA ORGANIZACIONAL PARA UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO


CONTENIDO

1. Objetivo del proyecto
2. Objetivos específicos
3. Justificación
4. Marco conceptual
5. Sensibilización
a. Comportamiento organizacional
b. Clima organizacional
c. Cultura organizacional
d. El cambio
6. Análisis de tendencias del contexto
a. Tendencias del contexto
b. Características de las culturas organizacionales de control en Colombia
c. Tendencias de las culturas organizacionales de los servicios de control
7. Análisis interno de la cultura organizacional
8. Definición de hábitos, costumbres y forma de hacer las cosas
9. Instrumentalización
10. Documentos de estudio

1. Objetivo general

Definir la metodología para la identificación y definición de la cultura en un sistema de control interno.

2. Objetivos específicos

-Identificar los conceptos relacionados con la definición de la cultura en un sistema de control interno.
-Analizar las tendencias del entorno y el contexto para definir la cultura en un sistema de control interno.
-Identificar el método necesario para identificar la cultura actual del sistema de control interno.
-Diseñar un instructivo para definir las costumbres, hábitos y forma de hacer las cosas para el sistema de control interno.
-Definir los pasos necesarios para realizar una sensibilización de la importancia de entender la cultura en el sistema de control.
-Diseñar los instrumentos necesarios para levantar la información, procesarla y obtener los resultados en el desarrollo de una cultura en un sistema de control interno.

3. Justificación


Conocer la cultura de la organización es importante ya que el comportamiento del personal que labora en las organizaciones potencia aspectos como el de la eficacia, diferenciación, innovación y adaptación. La cultura y el clima organizacional son factores determinantes en la eficacia administrativa tomando en cuenta además que el comportamiento del grupo está condicionado por la percepción que tenga éste de la organización, por lo que la cultura debe ser desarrollada para lograr un equilibrio y mejorar los climas de trabajo.

4. Marco conceptual

Con el fin de facilitar la comprensión de los diferentes temas a tratar en el presente proyecto, corresponde efectuar una aclaración de lo que se entiende por algunos conceptos claves utilizados:

Cultura: Es un producto-proceso histórico de construcción social del sistema de significados, vinculados a través de signos y símbolos, que al ser asimilados incide de modo operativo en la vida cotidiana, moldea la conducta, le da forma peculiar y una identidad a la vida de los individuos.

Cultura organizacional: Es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los integrantes de una organización tienen en común. Se refiere a un sistema de significados compartidos por una gran parte de los miembros de una organización que distinguen de una organización a otras.

Tipos de cultura organizacional: Dentro de los tipos de cultura organizacional pueden ser mencionados los siguientes:
-Cultura predominante: Es aquella cultura que muestra o expresa los valores centrales que comparte la gran mayoría de los miembros de la organización. Cuando se habla de cultura organizacional se habla de cultura dominante.
-Subcultura: Son culturas que reflejan problemas, situaciones y experiencias que comparten sus miembros.


Funciones de la cultura: La cultura organizacional cuenta con varias funciones, entre las cuales se citan las siguientes:
-Gestión Gerencial, flexibilidad, evaluar y modificar el rumbo de la empresa.
-Utilización de tecnologías comunicacionales, esto en vista de la globalización.
-Hacer notorio que lo más importante son los recursos humanos.
-Competitividad e innovación.
-Capacitación permanente, prosperidad y calidad de los resultados.
-Disciplina, horizontalidad, participación, responsabilidad, respeto mutuo, honestidad.
-Formar: líderes, agentes de cambio y personal de relevo.
-Comunicar un sentimiento de identidad a los miembros de la organización.
-Apoyar el compromiso con algo superior al yo mismo.
-Fortalecer la estabilidad del sistema social.
-Facilitar premisas reconocidas y aceptadas para la toma de decisiones.
-Los artefactos culturales, motivan al personal y facilitan la cohesión del grupo y el compromiso con metas relevantes.

Clima organizacional: Ambiente de trabajo propio de la organización. Dicho ambiente ejerce influencia directa en la conducta y el comportamiento de sus miembros. En tal sentido se puede afirmar que el clima organizacional es el reflejo de la cultura más profunda de la organización. En este mismo orden de ideas es pertinente señalar que el clima determina la forma en que el trabajador percibe su trabajo, su rendimiento, su productividad y satisfacción en la labor que desempeñan. El Clima no se ve ni se toca, pero tiene una existencia real que afecta todo lo que sucede dentro de la organización y a su vez el clima se ve afectado por casi todo lo que sucede dentro de ésta. Una organización tiende a atraer y conservar a las personas que se adaptan a su clima, de modo que sus patrones se perpetúen.

Valores: Identifican los resultados que más esperan los implicados en la organización e indican a los miembros de la misma como deben actuar. Los valores organizacionales determinan si la organización tendrá éxito, cuando los miembros de la organización comparten una serie de valores unidos en un sentido común de propósito o misión. En el campo organizacional los valores definen el carácter fundamental de cada organización, crean un sentido de identidad, fijan los lineamientos para implementar las prácticas, las políticas y los procedimientos de la misma, establecen un marco para evaluar la efectividad de su implementación, de determinar la forma en que los recursos se asignaron, de brindar dirección como motivación.

Una vez consolidada la cultura como base de valores dentro de una organización se hace referencia a tres fuerzas que permiten conservarla como tal:
-El proceso de selección de personal. Sirve de marco de presentación de los diferentes valores y de la cultura de la organización.
-La alta dirección. Cuyos aspectos como palabras y conductas establecen las normas que rigen las actividades de la organización.
-La socialización. Es el proceso de adaptación a la cultura de la organización, ya que la etapa critica es el inicio o ingreso a la organización.

Cambio organizacional: Capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufre el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. También podría decirse que es el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. El ambiente que envuelve a las organizaciones de hoy día está en contínuo movimiento y exige una elevada capacidad de adaptación y de supervivencia ya que deben enfrentarse a un entorno inestable, de cambio constante.


5. Sensibilización

Antes de identificar la cultura que define al sistema de control es importante inculcar a los integrantes del equipo acerca de la importancia de entender la cultura organizacional que los enmarca. Para esto se deben realizar varias actividades tendientes a lograr este objetivo:

- Se debe convocar a reunión a la totalidad de los integrantes del área con el fin de realizar la sensibilización.
- Se proyectará un video que hable sobre cultura organizacional
- Luego el moderador explica a los asistentes acerca de lo que significa la cultura organizacional y su importancia para cualquier organización
- En este punto se expresa la importancia de respetar a las personas sin importar sus características raciales o sus gustos sexuales, políticos o culturales.
- Se explica la importancia de mantener un clima organizacional adecuado donde predomine la tolerancia de las diferentes personalidades y temperamentos, expresando que todos deben perseguir en grupo los objetivos del sistema de control
- Se expresa la importancia de un campo de actitud en la organización en la que predomine el trabajo en equipo, donde haya tolerancia, actitud positiva ante el cambio, flexibilidad, posibilidad de participación y buenas relaciones laborales.
- Por último se abre un espacio en el que se haga una reflexión colectiva sobre el cambio cultural en la organización.



6. Análisis de tendencias del contexto
a. Tendencias del contexto

La globalización de las actividades y procesos organizacionales es una nueva realidad que incrementa las oportunidades de interacciones culturales de individuos con diversos orígenes étnicos e ideas. La comunicación intercultural que ayude a una mejor comprensión de los sistemas de valores y creencias de otros pueblos y de otras organizaciones, es parte de esta nueva realidad que empieza a surgir. Esa nueva realidad plantea una serie de tendencias que se engloban dentro de la creciente complejidad de los mercados, la necesidad de diversificar estratégicamente la composición cultural y étnica de las organizaciones, la creación de sinergias culturales que fomenten ambientes de apertura y confianza entre los individuos para fomentar las soluciones creativas.
La metodología que se plantea a continuación debería implementarse para el análisis del contexto cultural. Es importante tener en cuenta que dentro del contexto de la cultura del sistema de control interno, la cultura organizacional juega un papel muy importante por cuanto ésta influye poderosamente sobre el comportamiento de los individuos en sus diferentes subsistemas, procesos o áreas.
1. El jefe y coordinador del sistema de control interno se reúnen en una oficina.
2. Previo a la reunión, el jefe del área de control consulta en la red interna de la organización, a través de internet o en documentos físicos que se difunden en la Compañía, los principios y valores de la misma.
3. Igualmente, se deberían consultar en otras páginas de internet los principios y valores de entidades conocidas por sus buenas prácticas a nivel mundial y especialmente organizaciones que prestan servicios profesionales de auditoría, consultoría y control.
4. Efectuar la lectura de los valores y principios de la organización y de las demás compañías del medio que se consultaron e identificar los puntos comunes entre todas ellas, plasmándolas en un documento. Aquellos elementos que no son comunes pero se definen como importantes por el jefe y coordinador del área de control interno, también deben relacionarse en el documento.
5. Consensuar si los principios, valores y elementos de la cultura del contexto son acordes con los manejados al interior del sistema de control interno.

b. Características de la cultura organizacional en Colombia
Es necesario que dentro del análisis del contexto se tengan en cuenta, además de las corrientes destacadas en diferentes países del mundo, las tendencias identificables en Colombia, dado que se acomodan mejor a las características singulares del entorno del país y por ende a las organizaciones que se ubican en ese ámbito. Para ello se podría desarrollar la metodología siguiente:
1. El jefe y el coordinador del área de control interno identifican de tres a cinco organizaciones colombianas reconocidas por sus buenas prácticas y consideradas como buenos sitios para trabajar.
2. Para las organizaciones identificadas, consultar en sus páginas de internet o sitios web sus principios y valores corporativos.
3. Con base en la consulta realizada el jefe y coordinador del sistema de control interno elaboran un cuadro a manera de matriz comparativa entre los elementos de la cultura de cada organización (principios y valores)
4. Los elementos comunes entre las diferentes organizaciones pueden considerarse como tendencias positivas del contexto colombiano.

c. Tendencias de las culturas organizacionales de los servicios de control
Dado que se pretende establecer una metodología para la definición e identificación de la cultura en un sistema de control interno, es importante evaluar las características de la cultura en organizaciones prestadoras de servicios profesionales de auditoría y control. De allí que se puedan implementar los mismos pasos de los puntos a y b pero tomando las experiencias de organizaciones que presten este tipo de servicios.

7. Análisis interno de la cultura organizacional
1. Inicialmente se debe verificar si en el sistema de control o, en su defecto en la organización, se cuenta con una cultura organizacional formalizada, es decir si se tienen registros de cómo es esta. 2. Se debe convocar a todo el personal del sistema de control interno a una reunión con el fin de identificar los elementos o crear una cultura organizacional.
3. Se realiza una lectura referente a valores organizacionales, y se pregunta a algunas personas por algún aspecto que ésta deje confuso; allí se verá que sus opiniones son muy diferentes. Luego se seguirá otorgando la palabra hasta que la mayor parte del grupo llegue a un consenso sobre la solución del problema.
4. En este paso el moderador comienza a explicar que igual a esta situación funciona la cultura organizacional, donde cada empleado llega con sus propias costumbres y valores, pero una vez llega a la empresa éstas se acomodan a una cultura organizacional.
5. Se le entregará a cada uno de los integrantes del área de auditoría una tabla en la que se relaciona cinco o más conceptos claves para la organización. Se le pedirá a cada uno de los funcionarios que exprese que percepción pueden tener los integrantes del sistema sobre cada uno de estos conceptos. Un ejemplo de los conceptos a mostrar son los siguientes:

- Ética en el trabajo
- Relaciones jefe / subordinado
- Clima laboral
- Relación esfuerzo / beneficio
- Control

6. Se leen las respuestas y se seleccionan aquellas percepciones comunes (creencias), las cuales se entiende hacen parte de la cultura del sistema de control interno.
7. Se comparan estas percepciones con los documentos que formalizan la cultura actual de la organización; con el fin de verificar si ha habido cambios en las mismas y qué tan adecuados han sido
8. Se pregunta a los asistentes que entienden por valores en el área de control interno. Luego de recibir algunas percepciones se procede a brindar una definición de lo que estos significan.
9. Luego se les pide a los asistentes que escriban en el papel en orden de importancia aquellos tres o cuatro valores que consideran son los más relevantes para su grupo de trabajo. A estos se les otorga un puntaje de mayor a menor, por ejemplo 3 puntos para el más importante, 2 puntos para el segundo y 1 punto para el tercero.
10. Luego se realiza una sumatoria del total de los puntajes de los asistentes y se seleccionaran aquellos cinco valores que obtuvieron mayores puntajes
11. Se mencionará que estos son los valores que identifican al área de control interno, y se abrirá un espacio para que se discuta si éstos son verdaderamente los más relevantes, o si debe haber algún cambio en la selección. De esta forma se integrarán estos a la cultura del área.

8. Definición de hábitos, costumbres y forma de hacer las cosas

En esta parte de la reunión se definirá aquella cultura organizacional que deben compartir los integrantes, es decir como debe mejorar la actual.

1- Se observará si las características encontradas en la cultura actual del área de control interno son coherentes con la misión y visión de la misma; si no es así se debe discutir grupalmente qué cambios deben existir en la cultura del área.
2- Posteriormente se debe pedir al grupo que exprese si esta cultura que enmarca al área es la ideal o en qué aspectos debe mejorar, para esto se realizará una lluvia de ideas.
3- Al fin del taller se determinará una cultura ideal, y se promoverá que se realice un cambio en el área con el fin de llegar a este punto.
4- Se hace un borrador de cómo quedaría formalizada la cultura actual de la organización.


9. Instrumentalización
Conversatorio: Herramienta participativa que consiste en reunir a los integrantes de un grupo u organización para que discutan acerca de algún tema en específico. Para esto se debe elegir un moderador que se encarga de otorgar la palabra, de proponer nuevos temas a discutir y de controlar posibles alteraciones de los asistentes. También debe contarse con un integrante encargado de escribir las ideas principales que son debatidas y de esta forma producir conocimiento grupal.

Tormentas de ideas: Consiste en proponer espacios en los que los integrantes del área de control interno planteen sus propuestas y opiniones para construir la prospectiva del sistema. El grupo de “ideólogos” debe estar dirigido por un líder que consolide y trate de conciliar las discrepancias entre los miembros de la organización.

Tabla de análisis de valores de la organización: Consiste en una tabla que contiene un espacio para diligenciar los valores que un grupo de integrantes cree son los más importantes en su organización. Igualmente contiene otra casilla en la cual se debe diligenciar un puntaje para otorgar a estos valores de mayor a menor, de esta forma se le daría 3 puntos al más importante, 2 puntos para el segundo y 1 punto para el tercero. Luego se realiza una sumatoria del total de los puntajes de todas las personas que lo diligenciaron y se seleccionaran aquellos cinco valores que obtuvieron mayores puntajes

Tabla de conceptos claves de la organización: Es una tabla que muestra la forma como los empleados de una organización conciben la cultura existente dentro de esta. En esta se encuentran enunciados los conceptos: Ética en el trabajo, relaciones jefe-subordinado, Clima laboral, relación esfuerzo-recompensa, control y otros que la organización considere pertinente medir. Al frente de cada una de estas casillas para que cada uno de los funcionarios exprese como cree que es la percepción de los integrantes del sistema sobre cada uno de estos conceptos. Estas tablas diligenciadas sirven para el análisis de la cultura percibida por los integrantes de la organización.

Ilustración de temática: Consiste en mostrar una enseñanza relacionada con cierto tema, a través de la presentación de un video o una lectura. Es importante explicar la relación entre esta presentación y la temática a tratar.

10. Documentos de estudio

Cultura organizacional, en http://www.monografias.com/trabajos29/cultura-organizacional/cultura-organizacional.shtml?monosearch

Cultura organizacional, en http://www.monografias.com/trabajos65/cultura-organizacional/cultura-organizacional.shtml

Importancia de la cultura y clima organizacional como factores determinantes en la eficacia del personal civil en el contexto militar, en http://www.monografias.com/trabajos5/culmilitar/culmilitar.shtml?monosearch

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