"Todo lo que una persona puede imaginar,
otras podrán hacerlo realidad."
Julio Verne.
CONTENIDO
1. Objetivo general
2. Objetivos específicos
3. Justificación del proyecto de prospectiva
4. Marco conceptual
5. Análisis de tendencias del entorno y del contexto
6. Análisis interno
7. Misión
8. Visión
9. Objetivos
10. Estrategias
11. Instrumentalización
12. Documentos de estudio
1. Objetivo general
Definir la metodología para la elaboración de la prospectiva en un sistema de control interno.
2. Objetivos específicos
Identificar los conceptos relacionados con el diseño y elaboración de la prospectiva en un sistema de control interno.
Analizar las tendencias del entorno y el contexto para definir la prospectiva en un sistema de control interno.
Efectuar un análisis interno con un enfoque gerencial de los recursos de la organización.
Identificar el método y diseñar un instructivo para construir la misión, la visión, los objetivos y las estrategias en un sistema de control interno.
Definir y diseñar los instrumentos necesarios para levantar la información, procesarla y obtener los resultados en el desarrollo de una prospectiva en un sistema de control interno.
3. Justificación del proyecto de prospectiva
En los últimos tiempos las organizaciones y sus diferentes componentes han debido darle más importancia al concepto de planeación estratégica como resultado de los cambios constantes del entorno y contexto en que se mueven, los cuales exigen anticiparse y adaptarse para sacar provecho de los mismos.
Sin embargo, es habitual que muchas empresas no tengan implementada una metodología que les permita diseñar la prospectiva que sirva como punto de partida para aplicar los otros elementos de un enfoque gerencial como son la estructura y la cultura organizacional.
Desde este punto de vista adquiere gran importancia el diseño de una propuesta metodológica que sirva como guía a las organizaciones en sus diferentes procesos para encaminarse hacia el logro de sus objetivos. Es allí precisamente donde reside la importancia del presente trabajo, en donde se tratarán de abordar los elementos principales a tener en cuenta en la delineación de la prospectiva en un sistema de control interno.
4. Marco conceptual
Con el fin de facilitar la comprensión de los diferentes temas a tratar en el presente proyecto, corresponde efectuar una aclaración de lo que se entiende por algunos conceptos claves utilizados:
· Prospectiva: La prospectiva es primero un acto imaginativo y de creación; luego, una toma de conciencia y una reflexión sobre el contexto actual; y por ultimo, un proceso de articulación y convergencia de las expectativas, deseos, intereses y capacidad de la organización para alcanzar ese porvenir que se perfila como deseable. El propósito de la prospectiva es preparar el camino para el futuro. La prospectiva guía las acciones presentes y el campo de lo posible del mañana y hace parte de la Gerencia. La prospectiva en la organización o cualquier subsistema de la misma está conformada por la misión, visión, objetivos y estrategias.
· Misión: Es el motivo o la razón de la existencia de la empresa, lo que la diferencia y le da sentido y orientación a las actividades; es lo que se pretende realizar para lograr la satisfacción de los clientes potenciales, del personal, de la competencia y de la comunidad en general.
· Visión: Consiste en redactar en lenguaje claro y objetivo adonde quiere llegar la organización o cuál es su meta, es proyectar a futuro la misión de la empresa.. Una empresa con una visión claramente definida podrá forjarse su propio destino, lo que le permitirá predeterminar a donde desea llegar, y lo más importante, qué tiene que hacer para llegar.
· Objetivos: Son los puntos hacia los cuales las empresas orientan sus energías y recursos. Establecen qué es lo que se va a lograr a largo plazo, pero no establecen cómo serán logrados.
· Estrategias: Es el patrón o plan que integran las principales metas y políticas de una organización, y a la vez, establecen la secuencia coherente de las acciones a realizar. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los competidores. También son cursos alternos de acción que resuelven problemas de cómo lograr la más eficiente adaptación de medios al fin.
· Entorno: Es el ambiente que rodea a un sistema generado por la naturaleza y que lo determina.
· Contexto: Es aquello que rodea a un sistema, siendo generado por el hombre, que lo influye y del que recibe influencias.
· Recursos: Son los elementos necesarios para que la organización o alguno de sus procesos logre su fin; la eficiente organización de los mismos llevará al éxito de la gestión.
· Control: Es un sistema que se implementa sobre sistemas organizados para el logro de un fin.
5. Análisis de tendencias del entorno y del contexto
El entorno y el contexto deben ser tenidos en cuenta a la hora de establecer una prospectiva ya que ambos afectan directamente a cada componente de la organización (incluyendo al sistema del control interno) y a su futuro desempeño.
El diseño de la prospectiva debe procurar ser flexible ante un entorno o un contexto cambiante de manera que pueda seguir teniendo validez o se modifique de acuerdo con las nuevas condiciones.
Con respecto al entorno, se ha observado la aparición de nuevas tendencias por cambios en las condiciones naturales como son el calentamiento global, cambios climáticos extremos, aumento en los niveles de contaminación, escasez de algunos recursos naturales, etc. Estas tendencias ambientales deben ser consideradas al establecer las prospectivas debido a que las organizaciones o cualquiera de sus subsistemas no son ajenos a sus efectos y son determinados por ellos.
En cuanto al contexto se refiere, existen diferentes tendencias a nivel de industria, a nivel de nación o a nivel global que influyen sobre las organizaciones. Tendencias como el nuevo orden geopolítico que supone la formación de bloques; la nueva tecnología informática que avanza constantemente y el nuevo ambiente de los servicios y los negocios en los que la manera de prestar servicios y de estructurar los negocios varía de forma continua, los cambios culturales y demográficos, los cambios legales o de reglamentación interna de la empresa, y los tecnológicos afectan tanto a las organizaciones vistas de manera general como la sus procesos.
De un adecuado análisis del entorno y del contexto se derivará un diseño prospectivo que contribuya al aprovechamiento de las oportunidades y la reducción del impacto de las amenazas que rodean a la organización o al subsistema mediante el desarrollo de estrategias que fortalezcan o mitiguen las anteriores.
Algunas de las tendencias en control que se están desarrollando a nivel internacional y que aún no tienen difusión local son el control cibernético (basado en retroalimentación), lógicas borrosas (fuzzy), control integral y sistemas expertos (inteligencia artificial, en donde el error humano sea reducido al mínimo). A nivel local, las nuevas tendencias apenas están siendo asimiladas y predominan las prácticas tradicionales que consideran al control como vigilancia y castigo; sin embargo muchas organizaciones han asumido paradigmas como el del riesgo – control, en el que se considera que ninguna actividad está exenta de riesgo y por tanto es susceptible de ser controlada.
Para la evaluación de los factores externos se debe convocar a todos los integrantes del área de control interno, con los cuales se desarrollaran las siguientes actividades:
- Se explicarán los conceptos de entorno, contexto, amenazas y oportunidades a los participantes. (Explicadas en la sección de instrumentalización)
- Se dividirá el personal en cinco grupos.
- A cada grupo se le asignará un tipo de externalidad que rodea al sistema de control interno, a saber: Tecnológicas, sociales, normativas, de información y de competencia.
- Cada grupo deberá identificar cinco oportunidades o cinco amenazas para el factor que se les asignó.
- Se abrirá un espacio para la socialización del ejercicio realizado por cada grupo, en el cual se discutirán los elementos planteados para elaborar un listado definitivo de oportunidades y amenazas.
6. Análisis interno
A la hora de definir una prospectiva es muy importante además tener en cuenta las características propias o internas del sistema de control, porque al mismo tiempo que se evalúa el contexto y el entorno se hace necesario conocer los factores que desde el interior puedan afectar la ejecución de sus planes estratégicos.
Estos factores están muy relacionados con aspectos como el manejo de los recursos del sistema de control interno, los cuales son el talento humano, la información, los equipos, los materiales y los recursos financieros; estos son limitados y por lo tanto deben ser tenidos en cuenta a la hora de definir la prospectiva para que se asignen de la mejor manera posible. Con respecto a cada uno de estos recursos, debe considerarse la cantidad con que cuenta el sistema de control, así como su disponibilidad y su capacidad de generar valor.
La metodología a implementar para analizar los factores internos del sistema de control son las siguientes:
- Se explicarán los conceptos de debilidades y fortalezas a los participantes. (Explicadas en la sección de instrumentalización)
- A todos los integrantes se les entregará la misión, visión, principios y estrategias actuales del sistema de control interno si estos existen. De ser este el caso se discutirá grupalmente sobre la correcta orientación de las mismas y su vigencia. Se tomará nota sobre las apreciaciones dadas y se evaluará su posible aplicabilidad a través de concenso grupal. Si estos no existen se pasará directamente al siguiente punto.
- Se repetirá la actividad anterior pero enfocada a los roles, responsabilidades y autoridad del sistema de control.
- Se repetirá la misma actividad pero enfocada a los valores y costumbres del sistema de control.
Con respecto a cada uno de estos recursos, debe considerarse la cantidad con que cuenta el área de control interno, así como su disponibilidad y su capacidad de generar valor.
7. Misión
La metodología propuesta para la identificación de la misión de la organización es participativa de la mayor cantidad posible de personal en áreas clave de la entidad con una perspectiva suficiente y complementaria, y procurando conseguir compromiso para su cumplimiento.
Para identificar la misión es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Reunir al grupo de personas clave del área de control interno, ya que la misión normalmente debe ser definida por éste, los cuáles la comunican al resto del área. Este grupo de personas tienen una visión holística de la organización y además tienen el poder de decisión.
2. Realizar una tormenta de ideas sobre lo que cada uno considera que debe ser la Misión: Para esto, en una hoja de papel se anotará su idea sobre la Misión de la empresa. Habrá una persona que irá recibiendo y anotando las ideas para tenerlas todas juntas y poder analizarlas.
3. Identificar y comprender la actividad fundamental que desarrolla el área mediante la indagación al responsable del área; esta actividad debe ser considerada en términos de las necesidades de sus clientes. Con base en la respuesta, el grupo de personas convocado complementará los planteamientos de Misión.
4. Identificar los productos y/o servicios ya sea en forma genérica o específica así como el factor diferenciador en caso de que se establezca alguno, por medio de la indagación con los funcionarios del área que quieran tomar la palabra.
5. Iniciar la redacción de la misión del sistema de control, utilizando como instrumento la lluvia de ideas en la cual se unan y se clasifiquen las diversas propuestas de los participantes de la reunión a través de un concenso grupal.
6. Redactar en pocas líneas y con claridad la misión partiendo de los elementos que se analizaron como la actividad, los productos y/o servicios, entorno, contexto (a través de la matriz DOFA), beneficios a la organización, objetivos de rentabilidad y creencias y valores.
7. Discutir la misión redactada con los participantes de la reunión, y realizar los ajustes a los que haya a lugar y aprobar el producto final.
8. Comunicar la misión a todos los que deban conocerla y dar a conocer sus implicaciones para la dirección estratégica del área de control . Esto se realiza mediante los sistemas de comunicación propios de la compañía o del área.
8. Visión
Posterior a la identificación de la misión, en la misma reunión se puede definir la visión de la organización. Para esto se aplicaría igualmente el instrumento de la lluvia de ideas
Los pasos a desarrollar en el planteamiento de la visión son:
1. Indagar a los participantes sobre que se quiere del sistema de control interno a fúturo. Se facilita un espacio para la discusión grupal.
2. Se debe mostrar la misión planteada y solicitar a los empleados que la proyecten a un fúturo de una manera más concreta, cada persona hará este ejercicio y lo compartirá con el grupo, luego se seleccionará grupalmente aquellas que presentan elementos coincidentes o interesantes
3. Definir el horizonte temporal al cual se piensa proyectar la visión mediante un consenso grupal resultante de la pregunta ¿A cuantos años se proyectaría esta visión?
4. Articular la visión del área de control con las ideas obtenidas y con la información reunida por el análisis del contexto, entorno y ámbito interno del sistema de control
5. Redactar la visión de una manera concisa y precisa de tal manera que se asimile con facilidad.
6. Discutir la visión planteada a diferentes niveles, con el fin de conocer la percepción que sobre la misma puedan tener sus integrantes
7. Internalizar la visión a todos los niveles del área de control, con el fin de hacerla conocida, compartida y respaldado por sus integrantes.
9. Objetivos:
Para la determinación de los objetivos del área de control interno, se continuará con la reunión realizada con el personal del área, cabe aclarar que está continuación no es necesario sea realizada en la misma sesión.
Los pasos a desarrollar en el planteamiento de los objetivos serían:
1. Determinar que se espera del sistema de control interno y específicamente de las diversas actividades que lo conforman, para esto se solicitará a los participantes que expresen sus opiniones por medio de una lluvia de ideas
2. Plantear metas de diversos tipos y a diversos niveles.
3. Plantear esas metas de manera que puedan medirse o cuantificarse y, por ende, se pueda realizar seguimiento. Este proceso se realizaría tomando ideas relevantes proporcionadas por los participantes las cuales se irían escribiendo en un tablero.
4. Unir las ideas obtenidas y realizar una redacción de los objetivos del sistema de control
5. Establecer puntos de referencia o indicadores que permitan dar cuenta de la consecución de los objetivos. Para esto se debe graficar un cuadro en el tablero con cada uno de los objetivos planteados y se solicita a los participantes de la reunión que expresen bajo que condiciones consideran se cumple cada objetivo. Luego se anotará aquella respuesta que tenga un mayor respaldo.
6. Analizar que tan estables en el tiempo pueden conservarse los objetivos planteados para que no creen conflictos en la organización.
7. Verificar que los objetivos planteados apunten hacia la realización de la visión organizacional y estén acordes con la misión. Para esto en el tablero se debe escribir la misión y la visión, para que grupalmente se observe si son coherentes. Si hay alguna objeción se tratará de resolverla.
8. Comunicar los objetivos a todos los que deban conocerlos y dar a conocer sus implicaciones para la dirección estratégica de la organización. Esto se realiza mediante los sistemas de comunicación propios de la compañía.
10. Estrategias:
En la metodología para definir las estrategias de la organización se involucra al personal asistente a los encuentros de definición de la prospectiva para que participe activamente en la redacción de las estrategias y en la definición de los plazos y los recursos..
Para elaborar la estrategia es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Identificar y precisar la idea, problema o condición a ser alcanzada: es necesario tener presente cuál es la visión y los objetivos de la organización pues determinan las condiciones deseables y es teniendo presente ese horizonte como se pueden plantear planes de acción para que la prospectiva se pueda concretar.
2. Mediante una lluvia de ideas seleccionar las estrategias a tenerse en cuenta.. Esto se haría mediante la observación de cada objetivo planteado, su indicador y una determinación sobre la forma en que podría ser alcanzado. En este paso se dividirá al grupo en tantos subgrupos como sea necesario de tal manera que a cada uno se le asigne uno o dos objetivos a los cuales deba plantear con que acciones se podrían alcanzar. Luego se socializan y se discuten posibles fallas en los mismos.
3. Redactar de forma cualitativa cada una de las estrategias planteadas, adicionalmente debe tenerse en cuenta que con el proposito de facilitar una mejor comunicación y comprensión de estas, no deben tener una extensión mayor a una frase y la primera palabra inicial debe ser un verbo.
4. Es necesario definir los plazos o fechas para la puesta en marcha y obtención de los resultados de su estrategia ya que esto permite poner límites e imprime un sentido de urgencia a las acciones.
5. Establecer una jerarquía de los resultados que se desean obtener pues así todos los integrantes del sistema de control son conscientes de su participación y aportes y del momento en el que deben intervenir.
6. Identificar qué recursos son necesarios para poner en marcha y llevar a feliz término una estrategia, esto se hace en concenso grupal y con base en el anlisis de grupos.
7. Las personas claves del área en otra reunión deben revisar las propuestas realizadas por el grupo y realizar las modificaciones que consideren pertinentes de acuerdo a su experiencia y conocimientos.
8. El personal clave debe también elaborar estrategias contingentes: siempre deben tenerse en cuenta planes de acción alternativos con el fin de cubrir fallas o la obtención parcial de resultados en las estrategias principales.
9. Los resultados obtenidos a través de la implementación de la estrategia deben ser proyectados para determinar qué tan oportuno sea continuar aplicando esos programas y qué resultados pueden traer o, si por el contrario, se deben replantear como resultado de los cambios en el entorno y contexto que rodea el sistema de control..
10. Documentar, informar, capacitar y familiarizar al personal sobre el manejo de las estrategias planteadas, de manera que todos estén en función del cumplimiento de las metas y objetivos del área de control interno.
11. Instrumentalización
En el proceso de planteamiento de una prospectiva se hace necesaria la utilización de diversos instrumentos para facilitar la recolección y el análisis de la información y así formular estrategias viables y pertinentes. Entre estos se encuentran:
Matriz DOFA:
Herramienta que provee los insumos necesarios para la definición de una prospectiva. Consiste en la identificación de factores internos que potencian (fortalezas) o limitan (debilidades) el éxito de la organización. Asimismo los factores externos que impactan positiva (fortalezas) o negativamente (amenazas) el futuro del sistema de control interno. Esta matriz es de suma importancia a la hora de realizar tanto análisis del contexto y entorno, como de observar las características internas de la organización; todos éstos, elementos que determinan la forma en cómo va a ser desarrollada una prospectiva.
Esta matriz consiste en una tabla que muestra en sus columnas las fortalezas y debilidades (factores internos), mientras que en sus filas relaciona las oportunidades y amenazas (factores externos). En las casillas de cruces entre estas se expone una relación entre estos dos tipos de factores que expresa lo siguiente:
Estrategias FO (fortaleza-oportunidades): Usar fuerzas para aprovechar oportunidades
Estrategias DO (Debilidades – oportunidades): Superar limitaciones para aprovechar oportunidades
Estrategias FA (fortaleza-amenaza): Usar fuerzas para evitar amenazas
Estrategias DA (debilidad-amenaza): Superar limitaciones para evitar amenazas
Reuniones con la administración
Es la administración o gerencia del área de control la que lidera el proceso de planeación estratégica y, en el caso puntual de este trabajo, del desarrollo de una prospectiva. Aunque todos los integrantes del sistema deben tomar parte en la formulación de la misión, visión, objetivos y estrategias, es la gerencia la que encamina el proceso, abstrae, concreta, respalda y otorga credibilidad al mismo. Por tanto las reuniones con la administración marcan la pauta para definir la prospectiva del sistema de control interno.
Tormentas de ideas
Consiste en proponer espacios en los que los integrantes del área de control interno planteen sus propuestas y opiniones para construir la prospectiva del sistema. El grupo de “ideólogos” debe estar dirigido por un líder que consolide y trate de conciliar las discrepancias entre los miembros de la organización.
12. Documentos de estudio
Quigley, J. Vision: Como la desarrollan los líderes, la comparten y la sustentan. Mc Graw Hill interamericana. 1996. 3-76.
Koontz, H. y Weihrich, H. Administración: una perspectiva global. Mc Graw Hill Interamericana. 1998. 127-189
Ortiz, S. Visión y gestión empresarial. Thomson. Madrid, 2003. 31 - 136
Prospectiva, en www.monografias.com
Entorno empresarial, en http://es.wikipedia.org
Estrategias, en www.monografias.com
1. Objetivo general
2. Objetivos específicos
3. Justificación del proyecto de prospectiva
4. Marco conceptual
5. Análisis de tendencias del entorno y del contexto
6. Análisis interno
7. Misión
8. Visión
9. Objetivos
10. Estrategias
11. Instrumentalización
12. Documentos de estudio
1. Objetivo general
Definir la metodología para la elaboración de la prospectiva en un sistema de control interno.
2. Objetivos específicos
Identificar los conceptos relacionados con el diseño y elaboración de la prospectiva en un sistema de control interno.
Analizar las tendencias del entorno y el contexto para definir la prospectiva en un sistema de control interno.
Efectuar un análisis interno con un enfoque gerencial de los recursos de la organización.
Identificar el método y diseñar un instructivo para construir la misión, la visión, los objetivos y las estrategias en un sistema de control interno.
Definir y diseñar los instrumentos necesarios para levantar la información, procesarla y obtener los resultados en el desarrollo de una prospectiva en un sistema de control interno.
3. Justificación del proyecto de prospectiva
En los últimos tiempos las organizaciones y sus diferentes componentes han debido darle más importancia al concepto de planeación estratégica como resultado de los cambios constantes del entorno y contexto en que se mueven, los cuales exigen anticiparse y adaptarse para sacar provecho de los mismos.
Sin embargo, es habitual que muchas empresas no tengan implementada una metodología que les permita diseñar la prospectiva que sirva como punto de partida para aplicar los otros elementos de un enfoque gerencial como son la estructura y la cultura organizacional.
Desde este punto de vista adquiere gran importancia el diseño de una propuesta metodológica que sirva como guía a las organizaciones en sus diferentes procesos para encaminarse hacia el logro de sus objetivos. Es allí precisamente donde reside la importancia del presente trabajo, en donde se tratarán de abordar los elementos principales a tener en cuenta en la delineación de la prospectiva en un sistema de control interno.
4. Marco conceptual
Con el fin de facilitar la comprensión de los diferentes temas a tratar en el presente proyecto, corresponde efectuar una aclaración de lo que se entiende por algunos conceptos claves utilizados:
· Prospectiva: La prospectiva es primero un acto imaginativo y de creación; luego, una toma de conciencia y una reflexión sobre el contexto actual; y por ultimo, un proceso de articulación y convergencia de las expectativas, deseos, intereses y capacidad de la organización para alcanzar ese porvenir que se perfila como deseable. El propósito de la prospectiva es preparar el camino para el futuro. La prospectiva guía las acciones presentes y el campo de lo posible del mañana y hace parte de la Gerencia. La prospectiva en la organización o cualquier subsistema de la misma está conformada por la misión, visión, objetivos y estrategias.
· Misión: Es el motivo o la razón de la existencia de la empresa, lo que la diferencia y le da sentido y orientación a las actividades; es lo que se pretende realizar para lograr la satisfacción de los clientes potenciales, del personal, de la competencia y de la comunidad en general.
· Visión: Consiste en redactar en lenguaje claro y objetivo adonde quiere llegar la organización o cuál es su meta, es proyectar a futuro la misión de la empresa.. Una empresa con una visión claramente definida podrá forjarse su propio destino, lo que le permitirá predeterminar a donde desea llegar, y lo más importante, qué tiene que hacer para llegar.
· Objetivos: Son los puntos hacia los cuales las empresas orientan sus energías y recursos. Establecen qué es lo que se va a lograr a largo plazo, pero no establecen cómo serán logrados.
· Estrategias: Es el patrón o plan que integran las principales metas y políticas de una organización, y a la vez, establecen la secuencia coherente de las acciones a realizar. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los competidores. También son cursos alternos de acción que resuelven problemas de cómo lograr la más eficiente adaptación de medios al fin.
· Entorno: Es el ambiente que rodea a un sistema generado por la naturaleza y que lo determina.
· Contexto: Es aquello que rodea a un sistema, siendo generado por el hombre, que lo influye y del que recibe influencias.
· Recursos: Son los elementos necesarios para que la organización o alguno de sus procesos logre su fin; la eficiente organización de los mismos llevará al éxito de la gestión.
· Control: Es un sistema que se implementa sobre sistemas organizados para el logro de un fin.
5. Análisis de tendencias del entorno y del contexto
El entorno y el contexto deben ser tenidos en cuenta a la hora de establecer una prospectiva ya que ambos afectan directamente a cada componente de la organización (incluyendo al sistema del control interno) y a su futuro desempeño.
El diseño de la prospectiva debe procurar ser flexible ante un entorno o un contexto cambiante de manera que pueda seguir teniendo validez o se modifique de acuerdo con las nuevas condiciones.
Con respecto al entorno, se ha observado la aparición de nuevas tendencias por cambios en las condiciones naturales como son el calentamiento global, cambios climáticos extremos, aumento en los niveles de contaminación, escasez de algunos recursos naturales, etc. Estas tendencias ambientales deben ser consideradas al establecer las prospectivas debido a que las organizaciones o cualquiera de sus subsistemas no son ajenos a sus efectos y son determinados por ellos.
En cuanto al contexto se refiere, existen diferentes tendencias a nivel de industria, a nivel de nación o a nivel global que influyen sobre las organizaciones. Tendencias como el nuevo orden geopolítico que supone la formación de bloques; la nueva tecnología informática que avanza constantemente y el nuevo ambiente de los servicios y los negocios en los que la manera de prestar servicios y de estructurar los negocios varía de forma continua, los cambios culturales y demográficos, los cambios legales o de reglamentación interna de la empresa, y los tecnológicos afectan tanto a las organizaciones vistas de manera general como la sus procesos.
De un adecuado análisis del entorno y del contexto se derivará un diseño prospectivo que contribuya al aprovechamiento de las oportunidades y la reducción del impacto de las amenazas que rodean a la organización o al subsistema mediante el desarrollo de estrategias que fortalezcan o mitiguen las anteriores.
Algunas de las tendencias en control que se están desarrollando a nivel internacional y que aún no tienen difusión local son el control cibernético (basado en retroalimentación), lógicas borrosas (fuzzy), control integral y sistemas expertos (inteligencia artificial, en donde el error humano sea reducido al mínimo). A nivel local, las nuevas tendencias apenas están siendo asimiladas y predominan las prácticas tradicionales que consideran al control como vigilancia y castigo; sin embargo muchas organizaciones han asumido paradigmas como el del riesgo – control, en el que se considera que ninguna actividad está exenta de riesgo y por tanto es susceptible de ser controlada.
Para la evaluación de los factores externos se debe convocar a todos los integrantes del área de control interno, con los cuales se desarrollaran las siguientes actividades:
- Se explicarán los conceptos de entorno, contexto, amenazas y oportunidades a los participantes. (Explicadas en la sección de instrumentalización)
- Se dividirá el personal en cinco grupos.
- A cada grupo se le asignará un tipo de externalidad que rodea al sistema de control interno, a saber: Tecnológicas, sociales, normativas, de información y de competencia.
- Cada grupo deberá identificar cinco oportunidades o cinco amenazas para el factor que se les asignó.
- Se abrirá un espacio para la socialización del ejercicio realizado por cada grupo, en el cual se discutirán los elementos planteados para elaborar un listado definitivo de oportunidades y amenazas.
6. Análisis interno
A la hora de definir una prospectiva es muy importante además tener en cuenta las características propias o internas del sistema de control, porque al mismo tiempo que se evalúa el contexto y el entorno se hace necesario conocer los factores que desde el interior puedan afectar la ejecución de sus planes estratégicos.
Estos factores están muy relacionados con aspectos como el manejo de los recursos del sistema de control interno, los cuales son el talento humano, la información, los equipos, los materiales y los recursos financieros; estos son limitados y por lo tanto deben ser tenidos en cuenta a la hora de definir la prospectiva para que se asignen de la mejor manera posible. Con respecto a cada uno de estos recursos, debe considerarse la cantidad con que cuenta el sistema de control, así como su disponibilidad y su capacidad de generar valor.
La metodología a implementar para analizar los factores internos del sistema de control son las siguientes:
- Se explicarán los conceptos de debilidades y fortalezas a los participantes. (Explicadas en la sección de instrumentalización)
- A todos los integrantes se les entregará la misión, visión, principios y estrategias actuales del sistema de control interno si estos existen. De ser este el caso se discutirá grupalmente sobre la correcta orientación de las mismas y su vigencia. Se tomará nota sobre las apreciaciones dadas y se evaluará su posible aplicabilidad a través de concenso grupal. Si estos no existen se pasará directamente al siguiente punto.
- Se repetirá la actividad anterior pero enfocada a los roles, responsabilidades y autoridad del sistema de control.
- Se repetirá la misma actividad pero enfocada a los valores y costumbres del sistema de control.
Con respecto a cada uno de estos recursos, debe considerarse la cantidad con que cuenta el área de control interno, así como su disponibilidad y su capacidad de generar valor.
7. Misión
La metodología propuesta para la identificación de la misión de la organización es participativa de la mayor cantidad posible de personal en áreas clave de la entidad con una perspectiva suficiente y complementaria, y procurando conseguir compromiso para su cumplimiento.
Para identificar la misión es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Reunir al grupo de personas clave del área de control interno, ya que la misión normalmente debe ser definida por éste, los cuáles la comunican al resto del área. Este grupo de personas tienen una visión holística de la organización y además tienen el poder de decisión.
2. Realizar una tormenta de ideas sobre lo que cada uno considera que debe ser la Misión: Para esto, en una hoja de papel se anotará su idea sobre la Misión de la empresa. Habrá una persona que irá recibiendo y anotando las ideas para tenerlas todas juntas y poder analizarlas.
3. Identificar y comprender la actividad fundamental que desarrolla el área mediante la indagación al responsable del área; esta actividad debe ser considerada en términos de las necesidades de sus clientes. Con base en la respuesta, el grupo de personas convocado complementará los planteamientos de Misión.
4. Identificar los productos y/o servicios ya sea en forma genérica o específica así como el factor diferenciador en caso de que se establezca alguno, por medio de la indagación con los funcionarios del área que quieran tomar la palabra.
5. Iniciar la redacción de la misión del sistema de control, utilizando como instrumento la lluvia de ideas en la cual se unan y se clasifiquen las diversas propuestas de los participantes de la reunión a través de un concenso grupal.
6. Redactar en pocas líneas y con claridad la misión partiendo de los elementos que se analizaron como la actividad, los productos y/o servicios, entorno, contexto (a través de la matriz DOFA), beneficios a la organización, objetivos de rentabilidad y creencias y valores.
7. Discutir la misión redactada con los participantes de la reunión, y realizar los ajustes a los que haya a lugar y aprobar el producto final.
8. Comunicar la misión a todos los que deban conocerla y dar a conocer sus implicaciones para la dirección estratégica del área de control . Esto se realiza mediante los sistemas de comunicación propios de la compañía o del área.
8. Visión
Posterior a la identificación de la misión, en la misma reunión se puede definir la visión de la organización. Para esto se aplicaría igualmente el instrumento de la lluvia de ideas
Los pasos a desarrollar en el planteamiento de la visión son:
1. Indagar a los participantes sobre que se quiere del sistema de control interno a fúturo. Se facilita un espacio para la discusión grupal.
2. Se debe mostrar la misión planteada y solicitar a los empleados que la proyecten a un fúturo de una manera más concreta, cada persona hará este ejercicio y lo compartirá con el grupo, luego se seleccionará grupalmente aquellas que presentan elementos coincidentes o interesantes
3. Definir el horizonte temporal al cual se piensa proyectar la visión mediante un consenso grupal resultante de la pregunta ¿A cuantos años se proyectaría esta visión?
4. Articular la visión del área de control con las ideas obtenidas y con la información reunida por el análisis del contexto, entorno y ámbito interno del sistema de control
5. Redactar la visión de una manera concisa y precisa de tal manera que se asimile con facilidad.
6. Discutir la visión planteada a diferentes niveles, con el fin de conocer la percepción que sobre la misma puedan tener sus integrantes
7. Internalizar la visión a todos los niveles del área de control, con el fin de hacerla conocida, compartida y respaldado por sus integrantes.
9. Objetivos:
Para la determinación de los objetivos del área de control interno, se continuará con la reunión realizada con el personal del área, cabe aclarar que está continuación no es necesario sea realizada en la misma sesión.
Los pasos a desarrollar en el planteamiento de los objetivos serían:
1. Determinar que se espera del sistema de control interno y específicamente de las diversas actividades que lo conforman, para esto se solicitará a los participantes que expresen sus opiniones por medio de una lluvia de ideas
2. Plantear metas de diversos tipos y a diversos niveles.
3. Plantear esas metas de manera que puedan medirse o cuantificarse y, por ende, se pueda realizar seguimiento. Este proceso se realizaría tomando ideas relevantes proporcionadas por los participantes las cuales se irían escribiendo en un tablero.
4. Unir las ideas obtenidas y realizar una redacción de los objetivos del sistema de control
5. Establecer puntos de referencia o indicadores que permitan dar cuenta de la consecución de los objetivos. Para esto se debe graficar un cuadro en el tablero con cada uno de los objetivos planteados y se solicita a los participantes de la reunión que expresen bajo que condiciones consideran se cumple cada objetivo. Luego se anotará aquella respuesta que tenga un mayor respaldo.
6. Analizar que tan estables en el tiempo pueden conservarse los objetivos planteados para que no creen conflictos en la organización.
7. Verificar que los objetivos planteados apunten hacia la realización de la visión organizacional y estén acordes con la misión. Para esto en el tablero se debe escribir la misión y la visión, para que grupalmente se observe si son coherentes. Si hay alguna objeción se tratará de resolverla.
8. Comunicar los objetivos a todos los que deban conocerlos y dar a conocer sus implicaciones para la dirección estratégica de la organización. Esto se realiza mediante los sistemas de comunicación propios de la compañía.
10. Estrategias:
En la metodología para definir las estrategias de la organización se involucra al personal asistente a los encuentros de definición de la prospectiva para que participe activamente en la redacción de las estrategias y en la definición de los plazos y los recursos..
Para elaborar la estrategia es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Identificar y precisar la idea, problema o condición a ser alcanzada: es necesario tener presente cuál es la visión y los objetivos de la organización pues determinan las condiciones deseables y es teniendo presente ese horizonte como se pueden plantear planes de acción para que la prospectiva se pueda concretar.
2. Mediante una lluvia de ideas seleccionar las estrategias a tenerse en cuenta.. Esto se haría mediante la observación de cada objetivo planteado, su indicador y una determinación sobre la forma en que podría ser alcanzado. En este paso se dividirá al grupo en tantos subgrupos como sea necesario de tal manera que a cada uno se le asigne uno o dos objetivos a los cuales deba plantear con que acciones se podrían alcanzar. Luego se socializan y se discuten posibles fallas en los mismos.
3. Redactar de forma cualitativa cada una de las estrategias planteadas, adicionalmente debe tenerse en cuenta que con el proposito de facilitar una mejor comunicación y comprensión de estas, no deben tener una extensión mayor a una frase y la primera palabra inicial debe ser un verbo.
4. Es necesario definir los plazos o fechas para la puesta en marcha y obtención de los resultados de su estrategia ya que esto permite poner límites e imprime un sentido de urgencia a las acciones.
5. Establecer una jerarquía de los resultados que se desean obtener pues así todos los integrantes del sistema de control son conscientes de su participación y aportes y del momento en el que deben intervenir.
6. Identificar qué recursos son necesarios para poner en marcha y llevar a feliz término una estrategia, esto se hace en concenso grupal y con base en el anlisis de grupos.
7. Las personas claves del área en otra reunión deben revisar las propuestas realizadas por el grupo y realizar las modificaciones que consideren pertinentes de acuerdo a su experiencia y conocimientos.
8. El personal clave debe también elaborar estrategias contingentes: siempre deben tenerse en cuenta planes de acción alternativos con el fin de cubrir fallas o la obtención parcial de resultados en las estrategias principales.
9. Los resultados obtenidos a través de la implementación de la estrategia deben ser proyectados para determinar qué tan oportuno sea continuar aplicando esos programas y qué resultados pueden traer o, si por el contrario, se deben replantear como resultado de los cambios en el entorno y contexto que rodea el sistema de control..
10. Documentar, informar, capacitar y familiarizar al personal sobre el manejo de las estrategias planteadas, de manera que todos estén en función del cumplimiento de las metas y objetivos del área de control interno.
11. Instrumentalización
En el proceso de planteamiento de una prospectiva se hace necesaria la utilización de diversos instrumentos para facilitar la recolección y el análisis de la información y así formular estrategias viables y pertinentes. Entre estos se encuentran:
Matriz DOFA:
Herramienta que provee los insumos necesarios para la definición de una prospectiva. Consiste en la identificación de factores internos que potencian (fortalezas) o limitan (debilidades) el éxito de la organización. Asimismo los factores externos que impactan positiva (fortalezas) o negativamente (amenazas) el futuro del sistema de control interno. Esta matriz es de suma importancia a la hora de realizar tanto análisis del contexto y entorno, como de observar las características internas de la organización; todos éstos, elementos que determinan la forma en cómo va a ser desarrollada una prospectiva.
Esta matriz consiste en una tabla que muestra en sus columnas las fortalezas y debilidades (factores internos), mientras que en sus filas relaciona las oportunidades y amenazas (factores externos). En las casillas de cruces entre estas se expone una relación entre estos dos tipos de factores que expresa lo siguiente:
Estrategias FO (fortaleza-oportunidades): Usar fuerzas para aprovechar oportunidades
Estrategias DO (Debilidades – oportunidades): Superar limitaciones para aprovechar oportunidades
Estrategias FA (fortaleza-amenaza): Usar fuerzas para evitar amenazas
Estrategias DA (debilidad-amenaza): Superar limitaciones para evitar amenazas
Reuniones con la administración
Es la administración o gerencia del área de control la que lidera el proceso de planeación estratégica y, en el caso puntual de este trabajo, del desarrollo de una prospectiva. Aunque todos los integrantes del sistema deben tomar parte en la formulación de la misión, visión, objetivos y estrategias, es la gerencia la que encamina el proceso, abstrae, concreta, respalda y otorga credibilidad al mismo. Por tanto las reuniones con la administración marcan la pauta para definir la prospectiva del sistema de control interno.
Tormentas de ideas
Consiste en proponer espacios en los que los integrantes del área de control interno planteen sus propuestas y opiniones para construir la prospectiva del sistema. El grupo de “ideólogos” debe estar dirigido por un líder que consolide y trate de conciliar las discrepancias entre los miembros de la organización.
12. Documentos de estudio
Quigley, J. Vision: Como la desarrollan los líderes, la comparten y la sustentan. Mc Graw Hill interamericana. 1996. 3-76.
Koontz, H. y Weihrich, H. Administración: una perspectiva global. Mc Graw Hill Interamericana. 1998. 127-189
Ortiz, S. Visión y gestión empresarial. Thomson. Madrid, 2003. 31 - 136
Prospectiva, en www.monografias.com
Entorno empresarial, en http://es.wikipedia.org
Estrategias, en www.monografias.com
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